Kerangka Acuan Kerja

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI PAUD

1. Pendahuluan

    1.1. Latar Belakang

     Perkembangan teknologi informasi sekarang ini semakin pesat. Tak bisa ditampis lagi bahwa pemanfaatan teknologi dapat membantu pekerjaan manusia menjadi lebih mudah. Namun sayangnya, hal ini belum berlaku banyak di dunia pendidikan. Dalam dunia pendidikan masih belum banyak menggunakan pemanfaatan teknologi dalam hal pengarsipan dokumen-dokumen penting siswa. Salah satunya pada kasus ini, yaitu sekolah PAUD Yaa Bunayya. Sekolah PAUD ini masih menggunakan metode manual dalam hal pengarsipan dokumen. Mulai dari pendaftaran siswa baru hingga penyimpanan laporan pendidikan siswa masih disimpan dalam bentuk dokumen fisik.

     Karena proses pengarsipan masih menggunakan metode manual, para guru dan staf sekolah PAUD perlu melakukan usaha ekstra untuk menyimpan dokumen-dokumen siswa baik yang sudah lulus maupun yang sedang bersekolah. Banyak permasalahan yang juga dihadapi seperti mengamankan dokumen-dokumen dari serangga maupun bencana alam seperti kebakaran dan kebanjiran, tempat penyimpanan yang besar yang dibutuhkan untuk menyimpan berlembar-lembar dokumen siswa, serta proses pencarian dokumen siswa yang membutuhkan waktu yang lama.

      Oleh karena itu, pembuatan sistem informasi PAUD ini diharapkan menjadi solusi bagi sekolah PAUD.  Sistem informasi yang akan kami implementasikan akan mencakup seluruh proses yang dilakukan pada PAUD Yaa Bunayya. Sistem informasi ini akan menyimpan data siswa serta penilaian guru terhadap perkembangan siswa dalam proses pembelajaran. Semua data yang dimasukkan akan disimpan dalam sebuah database. Dengan begitu, waktu penyimpanan maupun pencarian dokumen dapat dipangkas secara signifikan. Tampilan antarmuka dari sistem juga akan dibuat semudah mungkin sehingga guru maupun staf tidak merasa kesulitan dalam menggunakan sistem.   

    1.2. Maksud dan Tujuan

     Maksud dari Sistem Informasi PAUD adalah sistem yang mengelola dokumen atau data-data yang berhubungan dengan sekolah PAUD, seperti data siswa, data guru, data pelajaran, data nilai siswa, dan lain-lain.
      Tujuan dari pembuatan Sistem Informasi PAUD yaitu:

1. Mempermudah proses pengarsipan dokumen pada sekolah PAUD , yang semula secara manual menjadi digital.

2. Dapat memangkas waktu pencarian dokumen dan memangkas kemungkinan dokumen hilang atau rusak.

     1.3. Sasaran

     Sasaran yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah:

1. Kepala sekolah, guru, dan staff Tata Usaha dapat menggunakan dengan mudah Sistem Informasi PAUD ini sesuai dengan hak aksesnya.

2. Kemudahan dalam mencari dokumen atau data-data hal lainnya.

3. Kemudahan dalam penyimpanan data-data

4. Kemudahan dalam pengisian nilai / rapor untuk guru.

    1.4. Hasil Akhir Yang Diharapkan

     Hasil akhir yang diharapkan yaitu tersedianya aplikasi berbasis web mengenai Sistem Infomasi PAUD yang dapat digunakan oleh pihak-pihak sekolah seperti guru, staff tata usaha, maupun kepala sekolah.

    1.5. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

    Secara keseluruhan, kurun waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan dan pengaplikasian Sistem Informasi PAUD ini adalah 5 bulan kalender.

    

2. Ruang Lingkup Pekerjaan

    2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan

     Pembuatan aplikasi Sistem Informasi PAUD ini diawali dengan:

1. Melakukan survey dan wawancara untuk mengumpulkan data-data / informasi yang terkait dengan kebutuhan user untuk aplikasi ini.

2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan.

    2.2. Analisis Dan Evaluasi Terhadap Struktur, Prosses Bisnis Dan Instrumen Aplikasi Sistem Informasi PAUD

     Tim Pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap :

1. Struktur, proses bisnis, dan instrumen proses pengelolaan data-data sekolah yang digunakan untuk menentukan konsep basis data sistem.
2. Permasalahan yang saat ini dihadapi sehubungan dengan pendataan, pengolahan data, dan penyajian data/informasi siswa, guru, maupun staf sekolah.

3. Kebutuhan-kebutuhan (requirements), baik kebutuhan pengguna (user requirements) maupun kebutuhan sistem (system requirements). 

    2.3. Perancangan Sistem

     Tim Pengembang menyusun rancangan sistem yang akan diimplementasikan dengan aspek-aspek berikut ini.

1. Deskripsi Sistem

2. Pertimbangan-pertimbangan Desain

3. Arsitektur Sistem

4. High Level Design

5. Low Level Design

6. User Interface Design 

    2.4. Implementasi Sistem

      Implementasi Sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya.

    2.5. Uji Coba Operasional

     Untuk menjamin dan memastikan beroperasinya Sistem Informasi PAUD seperti yang diharapkan, maka uji coba operasional harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam watu periode waktu yang akan mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya.

    2.6. Penyusunan Laporan dan Dokumentasi Sistem
         Setelah sistem yang dibangun telah sesuai dengan harapan, maka tahap selanjutnya yaitu menyusun laporan dan dokumentasi dari sistem.

    2.7. Pelatihan Bagi Calon Pengguna Sistem

      Untuk menjamin kelangsungan operasi SIstem Informasi PAUD ini maka diperlukan pemberian pelatihan kepada para calon pengguna sistem. Pelaksanaan pelatihan yaitu 10 hari.

3. Serahan Pekerjaan

     Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut.

1. Laporan Kemajuan Pekerjaan

    Laporan ini terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, dan laporan akhir.

2. Software aplikasi Sistem Informasi PAUD telah terinstall di pc client

3. Dokumentasi Sistem
4. Buku Panduan Pengoperasian Sistem Informasi PAUD

4. Tenaga Ahli

    4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli

1. Project Manager (1 orang), memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun dan berpendidikan minimal S1.

2. Database Analysis (1 orang), berpendidikan minimal S1 dan memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

3. UI Designer (1 orang), berpendidikan minimal S1 dan memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

4. Programmer (2 orang), berpendidikan minimal S1 dan memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

5. Dokumentator (1 orang), berpendidikan minimal S1 dan memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun. 

    4.2. Tugas Pokok Tenaga Ahli

     Berikut ini adalah uraian ringkas mengenai tugas pokok dari setiap tenaga ahli yang dibutuhkan:

1. Project Manager :

·        - Membuat rencana kerja proyek

·        - Menugaskan pekerjaan kepada anggota proyek

·        - Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek

·        - Bertanggung jawab atas keberhasilan proyek

·        - Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan ruang lingkup yang disetujui.

·        - Mengadakan meeting proyek secara berkala.

·        - Membuat progress report

·        - Mengkoordinasi semua anggota proyek

·        - Melaporkan setiap kemajuan proyek dan hasil akhir proyek kepada pemilik proyek

2. Database Analysis

·        - Merancang sistem basis data dari sistem yang akan dibuat.

3. UI Designer

·      - Merancang user interface (UI) untuk sistem yang akan dibuat agar mudah digunakan oleh pengguna sistem.

4. Programmer

·        - Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain yang ditentukan

·        - Berkoordinasi dengan desainer

·        - Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester

·        - Membuat dokumentasi program

5. Dokumentator

    - mendokumentasikan segala hal tentang sistem yang dibuat. 

5. Lokasi dan Nama Organisasi Pengguna Jasa
    lokasi : Jl. Kejawan Putih Tambak VI No.1, Kalisari, Mulyorejo, Kota SBY, Jawa Timur
    Nama Organisasi Pengguna Jasa : PAUD Yaa Bunayya
  
6. Pembiayaan Kegiatan

     Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp 11.750.000,- yang bersumber dari dana pribadi yayasan sekolah.